Oszczędzasz na dojazdach, tracisz na rachunkach. Praca zdalna nie taka idealna
Praca zdalna to codzienność tysięcy Polaków. Dzięki temu oszczędzamy czas, bo nie musimy spędzać go w porannych korkach, jednak wykonywanie obowiązków służbowych w domowym zaciszu może generować dodatkowe koszty. Zobacz, ile pieniędzy traci osoba pracująca z domu i dowiedz się, kiedy pracodawca powinien zwrócić poniesione koszty.
- Praca z domu bywa kosztowna – o tych wydatkach często zapominamy
- Pracownicy zdalni tracą kilkaset złotych rocznie
- Czy firma musi zwrócić pieniądze za pracę zdalną?
- Czy praca w modelu zdalnym rzeczywiście się opłaca?
Praca z domu bywa kosztowna – o tych wydatkach często zapominamy
Praca zdalna dla wielu Polaków okazała się prawdziwym przełomem. Kilka lat temu część pracowników przestała codziennie jeździć do biura – w niektórych zawodach praktycznie wszystkie obowiązki można wykonywać z domu, a do pracy często wystarczy jedynie komputer i telefon. Do dziś wielu pracodawców oferuje jedynie zatrudnienie w trybie zdalnym lub hybrydowym, jednak pracownicy coraz częściej przekonują się, że wykonywanie powierzonych zadań w domu nie zawsze jest opłacalne.
Sonia jest grafikiem komputerowym. Sześć lat temu przeszła na pracę w trybie zdalnym. Na początku była zadowolona z tej zmiany, bo wreszcie miała więcej czasu na sen, mogła pracować w swoim ulubionym dresie, a w przerwach między projektami wyprowadzała psa. Odkąd Sonia zaczęła spędzać całe dnie w domu, zauważyła, że jej miesięczne rachunki wyraźnie wzrosły. Kobieta musi płacić więcej za prąd, a do tego z własnej kieszeni pokrywa wydatki związane z zakupem tuszu do drukarki. Wcześniej korzystała z urządzeń biurowych, a koszty eksploatacji nie zaprzątały jej głowy.
Sonia jest właścicielką skromnej kawalerki. Żeby praca w takim lokalu była wygodna, kobieta musiała zakupić specjalne biurko z regulowanym blatem. Ten mebel kosztował ją kilkaset złotych, jednak nie mogła liczyć na zwrot poniesionych wydatków.
Pracownicy zdalni tracą kilkaset złotych rocznie
Jednym z najbardziej oczywistych kosztów pracy zdalnej jest energia elektryczna. Laptop, który działa przez kilka godzin dziennie, wymaga częstego ładowania, co generuje roczne wydatki rzędu kilkudziesięciu złotych. Korzystanie z komputera stacjonarnego może nas kosztować ponad sto złotych rocznie. Do tego dochodzi oświetlenie, ładowanie telefonu czy używanie czajnika elektrycznego. W skali miesiąca mogą to być niewielkie kwoty, ale w ujęciu rocznym pracownik zdalny ponosi dodatkowe koszty rzędu kilkuset złotych.
Praktycznie wszyscy pracownicy zdalni muszą mieć dostęp do szybkiego internetu. W zależności od miejsca zamieszkania miesięczny koszt takiego łącza może wynosić od kilkudziesięciu złotych do nawet 200 zł. Bez stabilnego połączenia praca zdalna jest niemożliwa, a mimo to w wielu firmach ten koszt jest przerzucany na pracownika.
Nie mniej istotny jest sprzęt. Zgodnie z przepisami pracodawca powinien zapewnić materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, w tym urządzenia techniczne, takie jak komputer, mysz, klawiatura czy telefon. Jeśli pracownik korzysta z drukarki, to pracodawca powinien pokryć koszty zakupu papieru i tonera. Gdy zatrudniony w trybie zdalnym korzysta z własnego sprzętu, firma powinna zrekompensować poniesione wydatki.
Czy firma musi zwrócić pieniądze za pracę zdalną?
Przepisy Kodeksu pracy, znowelizowane w 2023 roku, wskazują, że to pracodawca powinien pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Jego odpowiedzialnością jest także pokrycie kosztów instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji przekazanego sprzętu.
Istnieją dwie formy rozliczania tych kosztów. Pierwsza to ekwiwalent pieniężny, czyli zwrot rzeczywiście poniesionych wydatków. W tym przypadku pracownik przedstawia rachunki i faktury, a wysokość zwrotu ustalana jest na podstawie wskazanych kosztów, takich jak zużycie energii czy abonament internetowy.
Druga forma to ryczałt, czyli stała kwota wypłacana regularnie, bez konieczności każdorazowego dokumentowania wydatków. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom pracy zdalnej i być określona w regulaminie lub porozumieniu z pracownikiem. W obu przypadkach przy ustalaniu kwoty bierze się pod uwagę m.in. normy zużycia energii, ceny rynkowe oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Warto podkreślić, że zapewnienie sprzętu, pokrycie kosztów czy wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, zatem ani ekwiwalent pieniężny, ani ryczałt nie podlegają opodatkowaniu czy oskładkowaniu.
Czy praca w modelu zdalnym rzeczywiście się opłaca?
Choć pracodawca musi zapewnić narzędzia i pokryć niezbędne koszty, to nie odpowiada on za to, jak wygląda nasze domowe stanowisko pracy. Organizacja przestrzeni co do zasady leży po stronie pracownika. Potwierdza to obowiązek złożenia oświadczenia o posiadaniu odpowiednich warunków do wykonywania pracy zdalnej. Z jednej strony pracownik oszczędza na dojazdach, bo nie wydaje pieniędzy na paliwo czy bilety komunikacji miejskiej. Z drugiej strony ponosi dodatkowe koszty, które w modelu pracy biurowej są w całości pokrywane przez firmę.
Praca zdalna nie powinna oznaczać przerzucania kosztów prowadzenia działalności na pracownika. Jeśli wydatki są bezpośrednio związane z wykonywaniem obowiązków służbowych i zostały ujęte w umowie, pracodawca musi je pokryć.
Praca zdalna przynosi wiele korzyści – dzięki niej oszczędzamy czas, jednak koszty prądu, internetu, zakupu sprzętu i materiałów eksploatacyjnych mogą być dodatkowym obciążeniem dla osoby zatrudnionej. Zgodnie z prawem firma powinna zrekompensować przynajmniej część poniesionych kosztów. W przeciwnym razie praca w modelu zdalnym lub hybrydowym może okazać się nieopłacalna.