Wyrzucił ten dokument i ma dziś ogromny problem. Trzeba go przechowywać przez wiele lat
Podczas generalnych porządków natrafiamy na teczkę z dokumentami, której nie otwieraliśmy od lat. Skoro papiery tak dawno nie były wyciągane, to może już nie będą potrzebne? Nic podobnego! Część dokumentów powinniśmy przechowywać przez całe życie, a niektóre co najmniej przez kilka lat. Zobacz, co i kiedy można bezpiecznie wyrzucić, a jakie papiery zachować.
- Dokumenty leżą w teczce od lat? Lepiej ich nie wyrzucać!
- Jak długo trzeba przechowywać ważne dokumenty?
- Co się stanie, gdy wyrzucimy lub zgubimy potrzebne dokumenty?
- Jak przechowywać stare dokumenty? Postaw na dobrą organizację!
Dokumenty leżą w teczce od lat? Lepiej ich nie wyrzucać!
Wojtek kilka dni temu rozmawiał ze swoim ojcem, który ostrzegał go, by przechowywał w domu wszystkie oryginały umów o pracę oraz zaświadczeń o zarobkach. Niedawno jego wujek przeszedł na emeryturę, a przez to, że nie zachował dokumentów, miał poważne kłopoty. Zamiast cieszyć się spokojem, mężczyzna jeździ po archiwach i zbiera dawne umowy o pracę, które musi pokazać w ZUS. Jeśli tego nie zrobi, dostanie dużo niższe świadczenie.
Wiele starych dokumentów, takich jak umowy, rachunki, potwierdzenia przelewów, to kwity, które w codziennym życiu wydają się zbędne. Nie oznacza to jednak, że możemy je beztrosko wyrzucić do kosza. To one często stanowią jedyne formalne potwierdzenie naszych praw, zobowiązań czy przywilejów. Polskie prawo ustala ramy czasowe, w których różne instytucje mogą domagać się okazania dokumentów potwierdzających pewne roszczenia albo rozliczenia. Wyrzucając dokumenty zbyt wcześnie, narażamy się na niepotrzebny stres.
Jak długo trzeba przechowywać ważne dokumenty?
Dokumenty wykorzystywane przy rozliczeniach podatkowych, takie jak deklaracje PIT, faktury czy potwierdzenia zapłaty, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. To oznacza, że na przykład deklarację za 2024 rok, którą składaliśmy w roku 2025, trzeba przechować minimum do 31 grudnia 2030.
Rachunki za energię, gaz, wodę i inne usługi nie powinny od razu lądować w koszu na śmieci. Eksperci rekomendują, by trzymać je w domowych archiwach co najmniej przez jeden rok – to zabezpieczy nas przed ewentualnymi roszczeniami. Jeżeli rachunki były jednocześnie podstawą rozliczeń podatkowych, warto mieć je w domu nawet przez 5 lat. Niektóre dokumenty wymagają przechowywania przez bardzo długi czas – czasem przez całe nasze życie. Dotyczy to na przykład:
- umów kredytowych, umów kupna-sprzedaży nieruchomości, aktów własności, czyli dokumentów potwierdzających prawa do majątku,
- umów o pracę, świadectw pracy, dokumentacji zatrudnienia, które mogą być potrzebne przy ubieganiu się o emeryturę lub uznanie stażu pracy,
- innych ważnych dokumentów, jak akt urodzenia czy małżeństwa — ich zgubienie utrudnia rozwiązywanie spraw urzędowych, spadkowych itp.
Co się stanie, gdy wyrzucimy lub zgubimy potrzebne dokumenty?
Jeśli zbyt szybko pozbędziemy się dokumentów podatkowych, faktur czy potwierdzeń zapłaty, to w razie kontroli urzędu skarbowego nie będziemy w stanie wykazać, że prawidłowo rozliczyliśmy podatki albo że mieliśmy prawo do ulg. Jeśli nie chcemy płacić kary, musimy znaleźć sposób na udowodnienie, że działaliśmy zgodnie z prawem, co nie zawsze jest możliwe. Brak umowy, rachunku albo dowodu zapłaty może sprawić, że przedsiębiorca odrzuci naszą reklamację. Właśnie dlatego warto przechowywać dokumenty zakupu przez cały okres obowiązywania gwarancji.
Brak starych umów o pracę oraz świadectw pracy może komplikować ubieganie się o świadczenie emerytalne, rentę czy odszkodowanie. Komplet dokumentów przyda się szczególnie osobom, które niebawem przechodzą na emeryturę, bo istnieje duże prawdopodobieństwo, że w bazach ZUS brakuje dokumentacji niezbędnej do wyliczenia kapitału początkowego.
Jeżeli straciliśmy akt własności mieszkania, musimy zdobyć jego odpis wydawany przez notariusza. W przeciwnym wypadku sprzedaż nieruchomości będzie utrudniona – kancelaria notarialna potrzebuje dokumentów potwierdzających, że jesteśmy prawdziwym i jedynym właścicielem lokalu mieszkalnego.
Jak przechowywać stare dokumenty? Postaw na dobrą organizację!
Pamiętajmy, że akty z urzędu stanu cywilnego, akty własności czy świadectwa pracy mogą nam być potrzebne przez całe życie – nigdy ich nie wyrzucajmy. Pozostałe dokumenty podzielmy na te, które należy przechowywać przez 5–10 lat i te, które można wyrzucić po 1–3 latach.
Przechowujmy dokumentację w suchym, bezpiecznym miejscu – przydadzą się segregatory, teczki i pudełka. Jeśli to możliwe, zeskanujmy najważniejsze dokumenty. Oznaczmy segregatory datami i kategoriami — np. „PIT 2024”, „Umowy – dom”, „Kredyty”. Ułatwia to szybkie odnalezienie dokumentów. Co jakiś czas przeglądajmy stare papiery. Jeśli minął ustawowy okres ich przechowywania, można je zniszczyć i wyrzucić.
Pamiętajmy, że dokumenty finansowe, podatkowe, umowy, akty własności i potwierdzenia płatności to nie śmieci, a nasze zabezpieczenie. Ich zgubienie może na nas sprowadzić poważne kłopoty.