Wielu przedsiębiorców o tym zapomina. A od niedawna podlega mu każdy prowadzący działalność
Od czasu wprowadzenia Polskiego Ładu rozliczanie składki zdrowotnej dla przedsiębiorców stało się bardziej złożone. Kluczowym elementem jest roczne rozliczenie składki zdrowotnej, które należy wykonać w maju 2025 roku za rok 2024. Dla wielu firm to nie tylko obowiązek formalny, ale i szansa na zwrot części nadpłaconych środków lub – przeciwnie – konieczność dopłaty. Przedstawiamy najważniejsze informacje na temat tego obowiązku, jego terminów i praktycznych kroków, które należy podjąć.
Z tego artykułu dowiesz się:
Kogo dotyczy obowiązek rocznego rozliczenia składki zdrowotnej?
Roczne rozliczenie składki zdrowotnej za 2024 rok dotyczy wszystkich przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, którzy byli objęci obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego choćby przez jeden dzień w roku. Nie ma znaczenia, czy działalność była prowadzona nieprzerwanie przez cały rok, czy tylko przez jego część – rozliczenie jest wymagane.
Obowiązek obejmuje przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej, podatku liniowego oraz ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Każda z tych form opodatkowania wiąże się z innym sposobem ustalania podstawy składki zdrowotnej, co ma znaczenie dla wysokości ewentualnej dopłaty lub nadpłaty.
Roczne rozliczenie dotyczy również osób, które w 2024 roku zawiesiły lub zakończyły działalność, o ile przez choćby jeden dzień w tym okresie podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Jest to często pomijany fakt, a jego zignorowanie może prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji finansowych.
Terminy, których nie można przegapić
Rozliczenie składki zdrowotnej za 2024 rok należy uwzględnić w deklaracji składanej za kwiecień 2025 roku. Dla przedsiębiorców opłacających składki wyłącznie za siebie będzie to deklaracja ZUS DRA, natomiast ci, którzy zatrudniają pracowników i opłacają składki również za inne osoby, powinni złożyć ZUS RCA. Ostateczny termin złożenia tych dokumentów to 20 maja 2025 roku.
Jeśli z rocznego rozliczenia wyniknie nadpłata składki zdrowotnej, przedsiębiorca może ubiegać się o jej zwrot. W tym celu należy złożyć specjalny wniosek RZS-R za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Termin składania wniosków o zwrot mija 2 czerwca 2025 roku.
Jeśli wniosek o zwrot nie zostanie złożony w terminie, ZUS automatycznie zaliczy nadpłatę na poczet przyszłych zobowiązań składkowych. Warto więc zadbać o jego terminowe złożenie, zwłaszcza jeśli przedsiębiorca planuje zakończenie działalności i nie będzie miał już przyszłych składek do opłacenia.
Jak dokonać rozliczenia – krok po kroku
Pierwszym krokiem do prawidłowego rozliczenia składki zdrowotnej jest wybór odpowiedniej deklaracji – ZUS DRA lub ZUS RCA – w zależności od tego, czy przedsiębiorca opłaca składki tylko za siebie, czy także za inne osoby. W deklaracji za kwiecień 2025 należy wykazać rzeczywistą roczną podstawę składki zdrowotnej oraz wyliczyć ostateczną wysokość należnej składki.
Następnie należy porównać, ile składek zostało zapłaconych w ciągu roku, a ile powinno zostać zapłacone. Różnica może oznaczać nadpłatę (którą można odzyskać) lub niedopłatę (którą trzeba uregulować). Wyliczenia można wykonać samodzielnie lub z pomocą programów księgowych, które uwzględniają aktualne zasady dla poszczególnych form opodatkowania.
Rozliczenia dokonuje się za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS, gdzie można również złożyć ewentualny wniosek o zwrot nadpłaty. Dla wielu przedsiębiorców korzystanie z PUE ZUS stało się już standardem, jednak warto upewnić się, że profil jest aktywny i zaktualizowany – tylko wtedy można skutecznie załatwić wszystkie formalności online.
Nadpłata i zwrot składki zdrowotnej
Jeśli z wyliczeń wynika, że zapłacona w 2024 roku składka zdrowotna była wyższa niż należna, przedsiębiorca ma prawo ubiegać się o zwrot nadpłaty. Nadpłata powstaje najczęściej u osób rozliczających się ryczałtem, które miały zmienne przychody, lub u tych, którzy zawiesili działalność w trakcie roku, ale nadal opłacali składki.
Aby odzyskać pieniądze, należy złożyć wniosek RZS-R do ZUS – wyłącznie drogą elektroniczną przez PUE ZUS. Należy to zrobić najpóźniej do 2 czerwca 2025 roku, w przeciwnym razie ZUS automatycznie zaliczy środki na poczet przyszłych należności. Co ważne – wniosek można złożyć tylko po złożeniu deklaracji rocznego rozliczenia.
Zwrot nadpłaty zostanie dokonany w terminie do 1 sierpnia 2025 roku. Warto pamiętać, że zwrot ten nie jest automatyczny – konieczne jest spełnienie wymogów formalnych, w tym przede wszystkim terminowe złożenie dokumentów. To jeden z częstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców.
Dopłata do składki – co jeśli zapłaciłeś za mało?
Jeśli z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej wynika, że przedsiębiorca zapłacił mniej, niż wynika z ostatecznej podstawy, ma obowiązek dopłaty. Różnicę należy uiścić razem ze składką za kwiecień – do 20 maja 2025 roku. Brak terminowej dopłaty może skutkować odsetkami, a nawet wezwaniem do zapłaty przez ZUS.
Dopłaty zdarzają się zwłaszcza u przedsiębiorców na podatku liniowym lub ryczałcie, którzy w trakcie roku znacząco zwiększyli przychody lub dochody. W takim przypadku rzeczywista podstawa składki zdrowotnej za cały rok może być znacznie wyższa niż przyjęta miesięcznie.
ZUS nie naliczy kary administracyjnej za brak rozliczenia, ale brak dopłaty zostanie uznany za zaległość składkową. Może to wpłynąć m.in. na prawo do świadczeń zdrowotnych, a w skrajnych przypadkach – skutkować egzekucją. Dlatego warto sprawdzić wyliczenia dokładnie i odpowiednio wcześniej przygotować środki na ewentualną dopłatę.