Program do nieruchomości w chmurze – rozwiązanie dla zarządców bez własnego działu IT
Jeszcze kilkanaście lat temu profesjonalne zaplecze informatyczne było domeną największych zarządców nieruchomości. Własne serwery, administratorzy sieci, specjaliści odpowiedzialni za bezpieczeństwo danych czy aktualizacje systemów wiązały się z wysokimi kosztami, na które mogli pozwolić sobie przede wszystkim najwięksi zarządcy oraz spółdzielnie mieszkaniowe dysponujące rozbudowanym zapleczem technicznym. Dziś sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Zarządcy wspólnot mieszkaniowych i spółdzielni mieszkaniowych każdego dnia przetwarzają duże ilości danych, prowadzą rozliczenia finansowe, obsługują dokumentację oraz komunikują się z mieszkańcami. Wszystkie te procesy wymagają stabilnego, bezpiecznego i zawsze dostępnego systemu informatycznego. Pytanie brzmi jednak, czy aby z niego korzystać, rzeczywiście trzeba budować własny dział IT?
Dlaczego własny dział IT nie jest konieczny?
Jeszcze do niedawna odpowiedź wydawała się oczywista. Korzystanie z profesjonalnego oprogramowania oznaczało konieczność zakupu serwera, odpowiedniej infrastruktury sieciowej oraz zatrudnienia specjalisty, który zadba o prawidłowe funkcjonowanie systemu. W przypadku awarii, problemów z bazą danych czy konieczności wykonania aktualizacji to właśnie dział IT odpowiadał za przywrócenie programu do pracy.
Dziś taki model coraz częściej odchodzi do przeszłości. Rozwiązania chmurowe sprawiły, że z nowoczesnej infrastruktury IT mogą korzystać również zarządcy opiekujący się średniej wielkości zasobami i średni zarządcy nieruchomości, bez konieczności zatrudniania własnych informatyków.
Pozwalają także przenieść odpowiedzialność za infrastrukturę na dostawcę oprogramowania. Zarządca nie musi inwestować we własne serwery, planować ich modernizacji ani martwić się, czy wykonano kopię bezpieczeństwa. Wszystkie kwestie techniczne pozostają po stronie dostawcy usługi.
To szczególnie ważne dla zarządców, którzy chcą rozwijać swoją działalność, ale nie planują tworzenia własnego zaplecza informatycznego.
Co oznacza program do nieruchomości w chmurze?
Wbrew pozorom program działający w chmurze nie musi różnić się funkcjonalnością od wersji stacjonarnej. Różnica polega wtedy na sposobie jego udostępniania i utrzymania.
W przypadku Chmury Mieszczanin zarządca korzysta z tych samych modułów i funkcji, które może już znać z klasycznej wersji programu. Jeśli korzystał wcześniej ze stacjonarnych modułów, nie musi uczyć się nowego systemu ani zmieniać wypracowanych procedur. Zmienia się jedynie sposób działania całego środowiska – za jego utrzymanie odpowiada dostawca rozwiązania.
Zamiast instalować system na lokalnym komputerze lub firmowym serwerze, użytkownik loguje się do programu za pomocą przeglądarki internetowej. Cała infrastruktura znajduje się w profesjonalnym centrum danych, a użytkownik otrzymuje dostęp do swojego środowiska pracy z dowolnego miejsca.
Mniej obowiązków technicznych, więcej czasu na zarządzanie nieruchomościami
Zarządca nieruchomości powinien koncentrować się na obsłudze wspólnot, SIM, TBS czy spółdzielni, nadzorowaniu rozliczeń inwestycji, czy kontakcie z mieszkańcami. Problemy techniczne nie powinny odciągać go od codziennych obowiązków. Jeśli dopiero rozpoczyna swoją działalność lub nie ma własnych służb informatycznych, a zakup serwera póki co przewyższa jego budżet, oprogramowanie w chmurze sprawdzi się u niego bardzo dobrze.
Program do nieruchomości w chmurze pozwala ograniczyć wiele zadań związanych z utrzymaniem systemu. Zarządca nie musi samodzielnie:
wykonywać kopii bezpieczeństwa,
instalować aktualizacji programu,
monitorować pracy serwerów,
dbać o bezpieczeństwo infrastruktury,
organizować napraw po awariach sprzętu,
planować wymiany serwerów czy zakupu nowych licencji.
Dzięki temu może skupić się na zarządzaniu nieruchomościami, mając pewność, że zaplecze techniczne pozostaje pod opieką specjalistów.
Aktualizacje zgodne z przepisami bez angażowania informatyków
Przepisy dotyczące prowadzenia działalności oraz rozliczeń stale się zmieniają. Zarządcy nieruchomości muszą korzystać z oprogramowania, które jest na bieżąco dostosowywane do nowych wymagań. Dotyczy to również cyfryzacji dokumentów oraz rozwiązań związanych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Program Mieszczanin jest zawsze dostosowywany do aktualnych przepisów prawa. Eksperci na bieżąco czuwają nad tym, żeby system odpowiadał na zmiany w legislacji. Zarówno wersja stacjonarna, jak i Chmura Mieszczanin, nieustannie są zmieniane tak, by korzystający z nich zarządcy mogli spełniać najnowsze wytyczne.
Co warte zauważenia, w modelu chmurowym wszystkie aktualizacje systemu wykonywane są automatycznie przez dostawcę usługi. W efekcie zarządca korzysta zawsze z aktualnej wersji programu zgodnej z obowiązującymi przepisami, bez angażowania własnych pracowników czy zewnętrznych informatyków.
Bezpieczeństwo danych na poziomie profesjonalnego Data Center
Zarządcy nieruchomości każdego dnia przetwarzają dane osobowe mieszkańców, dokumentację finansową oraz informacje dotyczące zarządzanych budynków. Ich odpowiednie zabezpieczenie jest obowiązkiem wynikającym zarówno z przepisów, jak i odpowiedzialności wobec klientów.
Samodzielne utrzymanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa wymaga wiedzy oraz odpowiedniej infrastruktury. Dlatego coraz więcej zarządców decyduje się na rozwiązania chmurowe.
Chmura Mieszczanin wykorzystuje profesjonalne Data Center oraz klastry wysokiej dostępności (High Availability), dzięki którym awaria pojedynczego elementu nie powoduje przerwy w pracy systemu. Dane są regularnie zabezpieczane poprzez kopie bezpieczeństwa, a infrastruktura pozostaje pod stałym monitoringiem. Rozwiązanie uwzględnia również wymagania wynikające z RODO oraz dyrektywy NIS2, wspierając zarządców w zapewnieniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa przetwarzanych informacji.
Niższe koszty i większa elastyczność
Jednym z największych atutów rozwiązań chmurowych jest możliwość korzystania z nowoczesnej infrastruktury bez ponoszenia wysokich kosztów inwestycyjnych, co jest szczególnie istotne przy rozpoczynaniu działalności własnej firmy.
Zarządca nie musi kupować własnego serwera, licencji bazy danych ani zatrudniać administratora odpowiedzialnego za utrzymanie systemu. Zamiast tego korzysta z przejrzystego modelu abonamentowego, w którym opłata zależy przede wszystkim od liczby obsługiwanych lokali oraz użytkowników programu.
Takie rozwiązanie ułatwia planowanie kosztów i pozwala elastycznie zwiększać liczbę użytkowników wraz z rozwojem działalności.
Chmura Mieszczanin – wsparcie dla zarządców, nie tylko technologia
Chmura Mieszczanin została stworzona między innymi z myślą o zarządcach, którzy oczekują pełnej funkcjonalności programu Mieszczanin, ale nie chcą ponosić kosztów utrzymywania własnej infrastruktury IT.
System działa przez przeglądarkę internetową i zachowuje wszystkie moduły znane z wersji stacjonarnej. Oznacza to, że użytkownicy pracują w dobrze znanym środowisku, jednocześnie korzystając z zalet nowoczesnej infrastruktury chmurowej. Oprogramowanie jest także niezależne od posiadanego przez zarządcę i jego pracowników systemu operacyjnego na komputerze.
Po stronie dostawcy pozostaje utrzymanie serwerów, wykonywanie kopii bezpieczeństwa, monitoring infrastruktury, aktualizacje oraz wsparcie techniczne. Zarządca zyskuje natomiast możliwość pracy z dowolnego miejsca, przewidywalne koszty oraz pewność, że system pozostaje dostępny nawet w najbardziej wymagających okresach, takich jak rozliczenia czy zebrania wspólnot.
Wdrożenie programu w chmurze nie musi być skomplikowane
Jedną z najczęstszych obaw zarządców nieruchomości przed przejściem do chmury jest proces wdrożenia. Wiele osób zakłada, że wiąże się on z długimi przestojami, skomplikowaną migracją danych oraz koniecznością nauki obsługi zupełnie nowego systemu. W praktyce nowoczesne rozwiązania chmurowe projektowane są tak, aby przejście z wersji stacjonarnej lub implementacja pierwszego systemu przebiegały możliwie sprawnie.
W przypadku Chmury Mieszczanin użytkownicy pracują na tym samym interfejsie i korzystają z tych samych modułów, które mogą znać z klasycznej wersji programu. Oznacza to, że jeśli pracowali już wcześniej na systemie Mieszczanin, nie muszą zmieniać swoich dotychczasowych przyzwyczajeń ani uczyć się obsługi nowego oprogramowania.
Istotnym elementem wdrożenia jest również odpowiednia konfiguracja systemu oraz szkolenie użytkowników. Wdrożeniowcy instruują o funkcjonalnościach, które umożliwiają dopasowanie wybranych obszarów pod indywidualne oczekiwania. Dodatkowo firma Mieszczanin prowadzi bieżącą edukację klientów i przekazuje cenne, praktyczne informacje z zakresu korzystania z oprogramowania. Dzięki temu zarządca zyskuje pewność, że program został dostosowany do specyfiki prowadzonej działalności i będzie wspierał wszystkie najważniejsze procesy związane z obsługą nieruchomości.
Dla jakich zarządców rozwiązanie chmurowe będzie najlepszym wyborem?
Program do nieruchomości w chmurze sprawdzi się zarówno w przypadku średnich i większych spółdzielni mieszkaniowych, jak i średnich zarządców obsługujących wspólnoty mieszkaniowe. Szczególnie dużo korzyści odczują jednak ci, którzy nie posiadają własnego działu IT lub korzystają z pomocy informatyków jedynie w razie awarii.
To rozwiązanie warto rozważyć również wtedy, gdy zespół pracuje w kilku lokalizacjach, część pracowników wykonuje obowiązki w terenie lub liczba użytkowników programu zmienia się dynamicznie w ciągu roku. Elastyczny model abonamentowy pozwala łatwo dostosować liczbę dostępów do bieżących potrzeb, bez konieczności inwestowania w nowy sprzęt czy rozbudowę infrastruktury.
Dzięki połączeniu profesjonalnego zaplecza IT, automatycznych aktualizacji, wysokiego poziomu bezpieczeństwa danych oraz możliwości pracy z dowolnego miejsca podczas zdalnego wykonywania obowiązków, rozwiązania chmurowe stają się dziś naturalnym kierunkiem rozwoju dla zarządców, którzy chcą skupić się na sprawnym zarządzaniu nieruchomościami, a nie na utrzymywaniu własnej infrastruktury informatycznej.
Szukasz programu do zarządzania nieruchomościami, który nie wymaga własnych serwerów ani działu IT? Poznaj możliwości Chmury Mieszczanin i przekonaj się, jak nowoczesne rozwiązanie chmurowe może usprawnić codzienną pracę zarządcy, zapewniając bezpieczeństwo danych, automatyczne aktualizacje oraz dostęp do systemu z każdego miejsca. Skontaktuj się z nami i sprawdź, które rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebom Twojej organizacji.