Elektroniczny obieg dokumentów w kancelarii prawnej
W branży prawnej zmiany są częstym zjawiskiem, a błędy mogą słono kosztować. Dla kancelarii i działów prawnych w dużych organizacjach zarządzanie obiegiem dokumentów jest nie tylko codziennym obowiązkiem, ale i źródłem wyzwań. Mnogość umów, aneksów, pełnomocnictw, NDA i innych wymusza precyzję oraz spójność działań. Sposobem na uporządkowanie dokumentów jest elektroniczny obieg dokumentów (EOD).
Elektroniczny obieg dokumentów w kancelarii – alternatywa dla chaosu i ryzyka
W kancelarii – szczególnie o rozbudowanej strukturze lub obsługującej wiele spraw jednocześnie – tradycyjny obieg dokumentów bywa zawodny. Opiera się na przetwarzaniu papierowej dokumentacji czy komunikacji e-mailowej. Tego rodzaju rozwiązania są podatne na błędy czy opóźnienia. Umowy drukowane w kilku kopiach krążące fizycznie między działami czy pełnomocnictwa przesyłane pocztą albo przez kurierów – te i podobne praktyki wydłużają czas realizacji procesów. Bywają także przyczyną rosnących kosztów czy – w dłuższej perspektywie - utrudnień w zarządzaniu dokumentami.
Jak działa elektroniczny system obiegu dokumentów w kancelarii?
Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów rozwiązuje wiele z tych problemów. Dzięki takiemu rozwiązaniu organizacje mogą bezpiecznie przenieść swoje procesy do środowiska cyfrowego – bezpieczniejszego i transparentnego, gdzie wiele zadań może zostać zautomatyzowanych. Jakie korzyści przynosi taka decyzja?
Przykładowo dokumenty przechowywane są w centralnym repozytorium, do którego dostęp mają tylko osoby upoważnione. Można je szybko i wygodnie przeszukiwać, filtrować, porównywać wersje, ustalać harmonogramy ich akceptacji i definiować reguły dostępu w zależności od zajmowanego stanowiska. Co więcej, system EOD pozwala zautomatyzować proces obiegu umów, wniosków urlopowych, pełnomocnictw czy zgód, zapewniając ich obsługę w wersji cyfrowej – od przygotowania po zatwierdzenie i archiwizację. Wszystko odbywa się na podstawie wcześniej ustalonej logiki działania, a to daje pełną kontrolę nad operacjami i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.
Dlaczego coraz więcej firm inwestuje w elektroniczny system obiegu dokumentów?
Nowoczesny elektroniczny system obiegu dokumentów (EOD) to narzędzie, z którym organizacje mogą bezpiecznie i wygodnie zarządzać swoimi procesami. W praktyce elektroniczny obieg dokumentów pełni rolę elektronicznego repozytorium, które zawsze można elastycznie zmodyfikować, łatwo zintegrować z pozostałymi systemami i wygodnie z niego korzystać.
Firma zyskuje w ten sposób pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów, usprawnia przepływ informacji w firmie i pozytywnie wpływa na współpracę i komunikację pomiędzy pracownikami. Jednocześnie minimalizuje ryzyko zgubienia dokumentów, tworzy bezpieczne, audytowalne i transparentne archiwum dokumentów.
System zarządzania dokumentami pozwala śledzić terminy obowiązywania, generować przypomnienia o potrzebie aktualizacji lub wypowiedzenia, a także zarządzać dostępem do konkretnych dokumentów (również z poziomu urządzeń mobilnych). Narzędzia tego typu wspierają integrację z innymi systemami (np. ERP czy Microsoft Dynamics), umożliwiając jeszcze szersze wykorzystanie danych w ramach jednej platformy. To wszystko sprawia, że EOD pozwala organizacji stworzyć nowoczesne, cyfrowe środowisko pracy.