Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop? Wyjaśniamy krok po kroku

Co to jest ekwiwalent urlopowy – podstawa prawna

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje pracownikowi, który kończy stosunek pracy, a nie wykorzystał przysługującego mu urlopu. Podstawę prawną stanowi artykuł 171 §1 Kodeksu Pracy, który traktuje:

„W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.”

Wynagrodzenie z tytułu ekwiwalentu jest świadczeniem niezbywalnym, a jego obliczanie i wypłacenie stanowi obowiązek pracodawcy. Wyjątkiem jest sytuacja, w której ustanie stosunku pracy, wiąże się z podpisaniem kolejnej umowy z tym samym pracodawcą. Traktuje o tym 171 §3 Kodeksu Pracy

„Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą”.

Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop? Niezbędny współczynnik ekwiwalentu

Wyliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany okres urlopowy uwzględnia tak zwany współczynnik ekwiwalentu. Wartość współczynnika jest obliczana dla każdego roku i oznacza przeciętną liczbę dni do przepracowania w okresie bieżącego roku.

Chcąc obliczyć współczynnik ekwiwalentu pieniężnego, musimy ustalić liczbę dni kalendarzowych przypadających na dany rok i odjąć od nich wszystkie soboty, niedziele oraz dni świąteczne. W efekcie obliczymy realną liczbę dni do przepracowania.

Wyliczenie za rok kalendarzowy 2021 wygląda następująco. W roku 2021 występuje 365 dni, od których odejmujemy 52 niedziele, 52 soboty oraz 9 dni, w których przypadały święta wolne od pracy. W efekcie uzyskujemy wartość 252, która oznacza aktualny wskaźnik ekwiwalentu.

Warto pamiętać, że obliczenie zawsze stosuje się w oparciu o bieżący rok, w którym nastąpiło ustanie lub rozwiązanie stosunku pracy. Wyliczenie ekwiwalentu dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy powinno być proporcjonalnie obniżane w stosunku do czasu pracy.

Obliczanie ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany okres urlopowy. Jak wygląda obliczanie?

Chcąc przeliczyć wymiar ekwiwalentu za urlop, musimy wziąć pod uwagę jego podstawy. Wyliczenie wysokości podstawy ekwiwalentu pieniężnego to określenie stawki miesięcznej w stałej wysokości. W podstawie ekwiwalentu należy także naliczyć dodatki, które przysługują pracownikowi przez okres dłuższy niż miesiąc. Podstawą do obliczeń jest miesiąc, w którym ustaje stosunek pracy. Wyliczenie podstawy uwzględnia pełen miesiąc nawet wtedy, gdy umowa została rozwiązana w środku miesiąca.

Obliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy może także uwzględniać nadgodziny. Co do zasady, podstawa ekwiwalentu obejmuje składniki stałe (podstawowe wynagrodzenie) oraz składniki zmienne, dłuższe niż miesiąc. W tej grupie znajdą się premie kwartalne, premie półroczne, dodatki za nadgodziny itp. Zatem nadgodziny powinny zostać uwzględnione w podstawie wymiaru ekwiwalentu urlopowego. Warto także zauważyć, że składniki zmienne za okresy dłuższe niż miesiąc (wspomniane nadgodziny lub premie) uwzględnia się z przyjęciem średniej wysokości z okresu 12 miesięcy, które poprzedzają miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu pieniężnego. Jeśli szukasz więcej porad, sprawdź także zebrane w tym miejscu artykuły o prawie pracy.

Wyliczenie ekwiwalentu jest wynikiem dzielenia podstawy przez wskaźnik ekwiwalentu. Uzyskane obliczenie dzielimy przez dobową normę czasu pracy pracownika, która na ogół wynosi 8 godzin. Gotowe wyliczenie to podstawa za godzinę niewykorzystanego urlopu. Wartość należy pomnożyć przez ilość przysługujących pracownikowi, niewykorzystanych godzin urlopowych. Takie obliczanie pozwoli na określenie pełnego ekwiwalentu pieniężnego dla pracownika.

Warto także zaznaczyć, że wynagrodzenie należy się każdemu pracownikowi, który nie wykorzystał należnego mu urlopu i nastąpiło rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Nie ma tu znaczenia sposób lub przyczyna rozwiązania umowy (np. dyscyplinarne rozwiązanie umowy, choroba zawodowa, która spowodowała ustanie stosunku pracy itp).

Obliczanie ekwiwalentu pieniężnego posiada takie same zasady obliczeniowe dla każdego rodzaju rozwiązania lub ustania stosunku pracy. Każdy pracownik posiada prawo do świadczenia pieniężnego za niewykorzystany urlop, o ile ustaje stosunek pracy, a pracodawca nie podpisuje nowej umowy z pracownikiem. Wynagrodzenie może być odebrane po ustaniu stosunku pracy, a nie wcześniej. Podczas trwania umowy, urlop powinien zostać wykorzystany w naturze. Dlatego nie można wcześniej naliczyć wysokości ekwiwalentu i wypłacić go pracownikowi przed ustaniem stosunku pracy.

Oddzielnym tematem jest wspomniana wyżej choroba zawodowa, mogąca wpłynąć na rozwiązanie stosunku pracy. Choroba zawodowa pociąga za sobą szereg obowiązków dla pracodawcy i może wiązać się ze zmianą stanowiska pracy lub odszkodowaniem. Choroba zawodowa musi być wskazana w specjalnym wykazie chorób. Co więcej, aby uznać dane problemy za chorobę zawodową, musi być ona wywołana szkodliwymi dla zdrowia czynnikami, które występują w środowisku pracy. Choroba zawodowa może być także wynikiem sposobu wykonywania pracy przez pracownika.