Kiedy należy się wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej?

Podstawy prawne dostarczenia pracownikowi odzieży roboczej

Kodeks pracy stanowi zbiór przepisów regulujących sprawy objęte stosunkiem pracy w szerokim zakresie. W 15 działach kodeksu mieści się zarówno wynagrodzenie młodocianych, równoważny czas pracy, umowa na okres próbny, jak i zagadnienia bezpieczeństwa i higieny pracy. Dofinansowanie do okularów może nastąpić ze strony pracodawcy albo przez NFZ.

Art. 237 (9) Kodeksu Pracy, określając wymóg stosowania środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, mówi:

§ 1. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy.

§ 2. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

§ 3. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Obowiązki pracodawcy związane z ubraniem roboczym pracownika

W Kodeksie pracy art. 237 (7) - prawo do bezpłatnej odzieży i obuwia roboczego – istnieje wyraźny zapis:

§ 1. Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;

2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Obowiązkiem pracodawcy jest nie tylko dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej, ale również dbałość o jej stan. Odzież robocza powinna być prana, naprawiana, konserwowana, odpylana i odkażana. Jeśli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży, może zlecić tę czynność pracownikowi. W tym wypadku należy ustalić, ile wynosi rzeczywisty koszt prania odzieży i taki ekwiwalent, dodatek do wynagrodzenia, wypłacać pracownikowi co miesiąc.

Gdyby odzież robocza podczas pracy uległa skażeniu środkami chemicznymi, promieniotwórczymi albo biologicznie zakaźnymi, pracodawca musi sam zająć się dezaktywacją. W takim przypadku pracownik nie może przejąć obowiązku utrzymania odzieży w należytym stanie. Czyszczenie odzieży i obuwia musi zapewnić pracodawca.

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Wyliczenie kosztów prania ubrania roboczego

Kodeks pracy nie określa szczegółowo jak powinno się wyliczyć dodatek za pranie ubrań roboczych. W praktyce sprawdza się zwykle, ile wynosi koszt takiej usługi w pralni chemicznej w najbliższej okolicy zakładu pracy. Można też ustalić koszty poniesione w procesie prania na energię elektryczną, wodę, środki piorące, amortyzację pralki oraz czas własny pracownika.

Dokumentowanie każdorazowego prania ubrania roboczego i przedstawianie wyników pracodawcy byłoby trudne i pracochłonne dla obu stron. Z jednej strony zbieranie i przetwarzanie informacji, a z drugiej zaś szczegółowe wyliczenia poszczególnych składników wiązałoby się z dużym nakładem sił i środków. Koszty obsługi przekroczyłyby zapewne koszty ekwiwalentu.

Kobieta stoi uśmiechnięta z poskładanym praniem na tle pralek
Czy pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi strój roboczy i kto odpowiada za utrzymywanie go w czystości

Wypłata ekwiwalentu jest prowadzona w ustalonych odstępach czasowych według raz dokonanych wyliczeń. Takie stanowisko potwierdza interpretacja sądowa z 2018 roku. Pracodawca jest zobowiązany do kontrolowania właściwego stanu odzieży ochronnej. Nowa kalkulacja ekwiwalentu za pranie odzieży jest potrzebna tylko w razie wystąpienia zmian w opłatach za prąd albo wodę.

Naliczanie składek ZUS od wypłacanego ekwiwalentu za pranie odzieży

Przepisy nie wskazują sposobu wyliczania ekwiwalentu ani nie określają jego górnego pułapu. Zarówno częstotliwość wypłacania, jak i wysokość kwoty tego dodatku określa pracodawca w wewnętrznych uregulowaniach. Nie są wymagane szczegółowe rachunki i faktury za poniesione wydatki. Wystarczające są w tej sytuacji składane przez pracowników oświadczenia.

Jeśli chodzi o sprawy podatkowe i składkowe, nigdy nie należy ulegać pokusie nadmiernych uproszczeń. Ekwiwalent za pranie ubrania roboczego powinien być w gruncie rzeczy tylko zwrotem poniesionych przez pracownika kosztów. Jeśli jest inaczej, staje się dodatkiem wliczanym do podstawy do oskładkowania. Z tego względu pracodawca nie może wypłacać ekwiwalentu wszystkim pracownikom w jednakowej wysokości, w formie stałego ryczałtu. W takiej sytuacji dodatek nie jest zwolniony z naliczania składek na ZUS.

Aby wypłacany pracownikom ekwiwalent pozostał bezskładkowy, pracodawca powinien uwzględniać indywidualne zróżnicowania kosztów prania. Również nieobecność w pracy z powodu choroby albo zwolnienia lekarskiego powoduje odpowiednią redukcję wysokości w danym miesiącu. Wyłączenie składkowe powinno opierać się na odpowiedniej dokumentacji. Przedstawiany przez pracowników formularz powinien zawierać, oprócz danych osobowych, zestawienie wydatków, liczbę prań i dni wyłączonych z okresu pracy. Jeśli szukasz więcej porad, sprawdź także zebrane w tym miejscu artykuły o prawie i przepisach.



Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej – zwolnienie z oskładkowania

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe kwota ekwiwalentu za pranie ubrania roboczego nie powiększa podstawy wymiaru składek. Paragraf 2. tego rozporządzenia w punkcie 6. mówi, że „podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość świadczeń rzeczowych oraz ekwiwalenty za te świadczenia wynikające z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.”

Aby pracodawca był zwolniony z obowiązku odprowadzania składek na ZUS oraz podatku, musi odpowiednio wyliczyć koszty prania odzieży. Wypłata ekwiwalentu może opierać się na podstawie cen obowiązujących w lokalnych pralniach, jeśli pracownik korzysta z tej formy usług. Inną możliwością jest wyliczenie kosztów zużycia energii elektrycznej, środków do prania, wody oraz amortyzacji sprzętu – w przypadku, kiedy pracownik pierze odzież we własnym zakresie.

Czy ten artykuł był dla Ciebie pomocny?
Oceń
Dla 91,7% czytelników artykuł okazał się być pomocny