Kiedy można otrzymać ekwiwalent za pranie odzieży roboczej? Wyjaśniamy

Kiedy należy się wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej?

Podstawy prawne dostarczenia pracownikowi odzieży roboczej

Kodeks pracy stanowi zbiór przepisów regulujących sprawy objęte stosunkiem pracy w szerokim zakresie. W 15 działach kodeksu mieści się zarówno wynagrodzenie młodocianych, równoważny czas pracy, umowa na okres próbny, jak i zagadnienia bezpieczeństwa i higieny pracy. Dofinansowanie do okularów może nastąpić ze strony pracodawcy albo przez NFZ.

Art. 237 (9) Kodeksu Pracy, określając wymóg stosowania środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, mówi:

§ 1. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy.

§ 2. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

§ 3. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Obowiązki pracodawcy związane z ubraniem roboczym pracownika

W Kodeksie pracy art. 237 (7) - prawo do bezpłatnej odzieży i obuwia roboczego – istnieje wyraźny zapis:

§ 1. Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;

2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Obowiązkiem pracodawcy jest nie tylko dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej, ale również dbałość o jej stan. Odzież robocza powinna być prana, naprawiana, konserwowana, odpylana i odkażana. Jeśli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży, może zlecić tę czynność pracownikowi. W tym wypadku należy ustalić, ile wynosi rzeczywisty koszt prania odzieży i taki ekwiwalent, dodatek do wynagrodzenia, wypłacać pracownikowi co miesiąc.

Gdyby odzież robocza podczas pracy uległa skażeniu środkami chemicznymi, promieniotwórczymi albo biologicznie zakaźnymi, pracodawca musi sam zająć się dezaktywacją. W takim przypadku pracownik nie może przejąć obowiązku utrzymania odzieży w należytym stanie. Czyszczenie odzieży i obuwia musi zapewnić pracodawca.

Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej

Wyliczenie kosztów prania ubrania roboczego

Kodeks pracy nie określa szczegółowo jak powinno się wyliczyć dodatek za pranie ubrań roboczych. W praktyce sprawdza się zwykle, ile wynosi koszt takiej usługi w pralni chemicznej w najbliższej okolicy zakładu pracy. Można też ustalić koszty poniesione w procesie prania na energię elektryczną, wodę, środki piorące, amortyzację pralki oraz czas własny pracownika.

Dokumentowanie każdorazowego prania ubrania roboczego i przedstawianie wyników pracodawcy byłoby trudne i pracochłonne dla obu stron. Z jednej strony zbieranie i przetwarzanie informacji, a z drugiej zaś szczegółowe wyliczenia poszczególnych składników wiązałoby się z dużym nakładem sił i środków. Koszty obsługi przekroczyłyby zapewne koszty ekwiwalentu.

Wypłata ekwiwalentu jest prowadzona w ustalonych odstępach czasowych według raz dokonanych wyliczeń. Takie stanowisko potwierdza interpretacja sądowa z 2018 roku. Pracodawca jest zobowiązany do kontrolowania właściwego stanu odzieży ochronnej. Nowa kalkulacja ekwiwalentu za pranie odzieży jest potrzebna tylko w razie wystąpienia zmian w opłatach za prąd albo wodę.

Naliczanie składek ZUS od wypłacanego ekwiwalentu za pranie odzieży

Przepisy nie wskazują sposobu wyliczania ekwiwalentu ani nie określają jego górnego pułapu. Zarówno częstotliwość wypłacania, jak i wysokość kwoty tego dodatku określa pracodawca w wewnętrznych uregulowaniach. Nie są wymagane szczegółowe rachunki i faktury za poniesione wydatki. Wystarczające są w tej sytuacji składane przez pracowników oświadczenia.

Jeśli chodzi o sprawy podatkowe i składkowe, nigdy nie należy ulegać pokusie nadmiernych uproszczeń. Ekwiwalent za pranie ubrania roboczego powinien być w gruncie rzeczy tylko zwrotem poniesionych przez pracownika kosztów. Jeśli jest inaczej, staje się dodatkiem wliczanym do podstawy do oskładkowania. Z tego względu pracodawca nie może wypłacać ekwiwalentu wszystkim pracownikom w jednakowej wysokości, w formie stałego ryczałtu. W takiej sytuacji dodatek nie jest zwolniony z naliczania składek na ZUS.

Aby wypłacany pracownikom ekwiwalent pozostał bezskładkowy, pracodawca powinien uwzględniać indywidualne zróżnicowania kosztów prania. Również nieobecność w pracy z powodu choroby albo zwolnienia lekarskiego powoduje odpowiednią redukcję wysokości w danym miesiącu. Wyłączenie składkowe powinno opierać się na odpowiedniej dokumentacji. Przedstawiany przez pracowników formularz powinien zawierać, oprócz danych osobowych, zestawienie wydatków, liczbę prań i dni wyłączonych z okresu pracy. Jeśli szukasz więcej porad, sprawdź także zebrane w tym miejscu artykuły o prawie i przepisach.