Nota korygująca a faktura korygująca - czym się różnią i kiedy je stosować?
Wystarczy drobna literówka w nazwie firmy albo źle wpisany NIP i już trzeba poprawiać fakturę. Brzmi znajomo? W codziennej pracy księgowej to chleb powszedni. Ale co wtedy - wystawić fakturę korygującą czy może wystarczy nota? No właśnie. Choć oba dokumenty służą do poprawiania błędów, różnią się tym, kto je wystawia i jakie informacje można nimi skorygować. Jeśli masz wątpliwości, kiedy sięgnąć po który, dobrze trafiłeś. W tym wpisie wyjaśniamy, jak się w tym nie pogubić i co zrobić, żeby wszystko było zgodnie z przepisami.
Czym jest faktura korygująca, a czym nota korygująca?
Faktura korygująca i nota korygująca często bywają mylone, choć pełnią zupełnie różne role w poprawianiu dokumentów księgowych. Oba rodzaje korekt mają swoje miejsce w obrocie gospodarczym, jednak różnią się zarówno zakresem, jak i stroną uprawnioną do ich wystawienia.
Ważne jest zrozumienie, że wybór między nimi zależy od rodzaju błędu i tego, kto go zauważył. W dalszej części wyjaśnimy, kiedy zastosować każdy z tych dokumentów i jak zrobić to poprawnie - bez ryzyka nieporozumień czy problemów z księgowością.
Kiedy nota korygująca?
Nota korygująca to wygodne rozwiązanie dla nabywcy, który chce poprawić drobne błędy formalne na otrzymanej fakturze. Pozwala skorygować m.in. literówki, błędne dane adresowe, nazwę firmy, numer NIP, a także datę wystawienia dokumentu czy oznaczenia towarów i usług. Co istotne, nie służy do wprowadzania zmian w wartościach liczbowych - nie można nią korygować kwot, stawek podatku ani ilości.
Wystawienie noty korygującej nie wymaga księgowania, ale konieczna jest akceptacja sprzedawcy. Istnieje również możliwość sporządzenia jednej noty zbiorczej dla wielu dokumentów - co może być przydatne przy większej liczbie podobnych błędów.
Kiedy faktura korygująca?
Faktura korygująca to jeden z podstawowych dokumentów księgowych, który służy do poprawiania błędów na wcześniej wystawionej fakturze. Wystawiana jest zawsze przez sprzedawcę - to on odpowiada za skorygowanie nieprawidłowości, które mogą mieć wpływ na rozliczenia podatkowe lub treść dokumentu.
Ten rodzaj faktury wykorzystywany jest głównie wtedy, gdy na pierwotnym dokumencie pojawiły się istotne błędy - na przykład w cenach jednostkowych, łącznej wartości transakcji, ilości towarów lub usług, zastosowanych stawkach VAT albo podstawie opodatkowania. Często stosuje się ją również w przypadku zwrotów towarów, udzielonych rabatów, a także omyłkowo naliczonych kosztów. Co więcej, faktura korygująca może posłużyć do aktualizacji danych kontrahentów - takich jak nazwa firmy czy adres – o ile zmiana ta nie kwalifikuje się do noty korygującej (czyli została popełniona przez sprzedawcę lub dotyczy większego błędu).
Ponieważ dokument ten wpływa na rozliczenia VAT, musi spełniać określone wymogi formalne. Oprócz danych z pierwotnej faktury, powinna zawierać numer i datę jej wystawienia, numer faktury korygowanej, dokładny opis przyczyny korekty oraz wskazanie, które pozycje zostały zmienione i w jaki sposób. Taka faktura musi być także prawidłowo ujęta w ewidencji VAT – zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy, w odpowiednim okresie rozliczeniowym.
Wprowadź porządek w dokumentacji i unikaj błędów księgowych
Świadome rozróżnienie między fakturą korygującą a notą korygującą to podstawa prawidłowej dokumentacji księgowej. Choć oba dokumenty służą do nanoszenia poprawek, ich zastosowanie i skutki są zupełnie różne. Faktura korygująca, wystawiana przez sprzedawcę, wprowadza zmiany mające wpływ na rozliczenia podatkowe - jak ceny, ilości czy stawki VAT. Z kolei nota korygująca, przygotowywana przez nabywcę, dotyczy jedynie drobnych błędów formalnych i nie wymaga księgowania.
Zrozumienie tych różnic pozwala uniknąć pomyłek i zapewnia zgodność z przepisami. A jeśli zależy Ci na sprawnym i bezbłędnym wystawianiu faktur, warto skorzystać z programu Streamsoft Firmino. To intuicyjne narzędzie online, które ułatwia fakturowanie, korekty i zarządzanie księgowością - wszystko zgodnie z obowiązującymi regulacjami.