Praca na terenie UE a zaświadczenie A1 - czy zawsze musimy je posiadać?
Zaświadczenie A1 to kluczowy dokument, który potwierdza, że pracownik lub osoba prowadząca działalność na własny rachunek (JDG) pozostaje ubezpieczona w systemie zabezpieczenia społecznego swojego kraju, nawet gdy tymczasowo pracuje w innym państwie członkowskim UE.
Brak takiego zaświadczenia A1 niekoniecznie skutkuje wyższymi składkami, które musimy zapłacić w kraju UE gdzie pracujemy, ale na pewno skutkuje większymi nerwami i kosztami, gdy zaczyna do nas pisać urząd po szwedzku czy flamandzku z żądaniem uzupełnienia jakichś danych. Znalezienie tłumacza, prawnika czy księgowego, który zna te języki i tamtejsze prawo będzie wielkim wyzwaniem. A nawet gdy go znajdziemy, to jego usługi nie będą tanie :)
Nie zawsze trzeba posiadać zaświadczenie A1, jadąc do pracy za granicą.
Zaświadczenie to jest wymagane tylko wtedy, gdy pracownik lub osoba prowadząca działalność gospodarczą chce nadal podlegać systemowi ubezpieczeń społecznych swojego kraju, mimo czasowego wykonywania pracy w innym państwie UE. Jeśli pracownik lub przedsiębiorca planuje na stałe przenieść się do innego kraju i podlegać tamtejszym przepisom ubezpieczeniowym, nie ma obowiązku posiadania A1. Dotyczy to również sytuacji, gdy osoba nie chce lub nie może pozostać w polskim systemie ubezpieczeń, np. gdy praca za granicą jest długoterminowa lub dochodzi do rezygnacji z polskiego ubezpieczenia na rzecz systemu innego kraju.
Przykład:
Wyobraźmy sobie, że Jan Kowalski, który jest pracownikiem w Polsce, dostaje ofertę pracy w Niemczech na czas nieokreślony. Jan planuje się przeprowadzić i pracować na stałe w Niemczech, rezygnując z podlegania polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. W takim przypadku nie musi występować o zaświadczenie A1, ponieważ od momentu podjęcia pracy w Niemczech będzie podlegał niemieckiemu systemowi ubezpieczeń społecznych.
Natomiast gdyby Jan został wysłany przez swojego polskiego pracodawcę na trzy miesiące do pracy w Niemczech, wtedy A1 byłoby konieczne, aby potwierdzić, że mimo czasowej pracy za granicą, nadal pozostaje ubezpieczony w Polsce.
Zaświadczenie A1 a różne formy zatrudnienia
1. Pracownicy etatowi delegowani przez pracodawcę
Jeżeli jesteś pracownikiem na umowie o pracę i zostajesz wysłany przez swojego pracodawcę do pracy w innym państwie UE, to obowiązek uzyskania zaświadczenia A1 spoczywa na pracodawcy. Dokument ten jest niezbędny, aby potwierdzić, że mimo pracy za granicą wciąż podlegasz polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Pracodawca musi złożyć odpowiedni wniosek do ZUS, a zaświadczenie A1 jest zwykle wydawane na określony czas, zazwyczaj nieprzekraczający dwóch lat.
Przykład:
Jan Kowalski, zatrudniony w polskiej firmie budowlanej, zostaje oddelegowany na budowę do Niemiec. Pracodawca składa wniosek o zaświadczenie A1, dzięki czemu Jan pozostaje w polskim systemie ubezpieczeń społecznych i uniknie konieczności podlegania niemieckiemu systemowi zabezpieczenia społecznego.
2. Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG)
Osoby prowadzące działalność gospodarczą również mogą być zobowiązane do posiadania zaświadczenia A1, gdy tymczasowo świadczą usługi w innym kraju UE. W tym przypadku to przedsiębiorca musi wystąpić o zaświadczenie, udowadniając, że jego działalność w Polsce jest „rzeczywista”. ZUS może poprosić o dodatkowe dokumenty, takie jak umowy z polskimi kontrahentami czy dowody prowadzenia działalności w kraju.
Przykład:
Anna Nowak prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i świadczy usługi informatyczne. Otrzymała zlecenie na projekt w Holandii, który ma potrwać trzy miesiące. Aby pozostać ubezpieczona w Polsce, Anna musi uzyskać zaświadczenie A1. ZUS może poprosić ją o dokumenty potwierdzające, że po zakończeniu projektu planuje kontynuować swoją działalność w Polsce.
Dlaczego zaświadczenie A1 jest takie ważne?
Zaświadczenie A1 chroni pracownika przed koniecznością płacenia składek ubezpieczeniowych w dwóch różnych krajach jednocześnie. Dzięki niemu, pracownik lub przedsiębiorca nie jest zobowiązany do podlegania systemowi zabezpieczenia społecznego w kraju, w którym tymczasowo wykonuje pracę.
Czasowe ograniczenia ważności zaświadczenia A1
Zaświadczenie A1 jest wydawane na określony czas, zwykle na maksymalnie 24 miesiące. Po upływie tego okresu należy udowodnić, że spełniło się wszystkie wymogi dotyczące polskiego systemu ubezpieczeń społecznych. W przeciwnym razie ZUS może odmówić przedłużenia zaświadczenia. Do takich wymogów należą m.in.:
- Czas pracy w Polsce: ZUS oczekuje, że przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą w Polsce poświęca jej przynajmniej 25% swojego czasu pracy.
- Przychód z działalności w Polsce: Należy wykazać, że przynajmniej 25% przychodów pochodzi z Polski.
Brak zaświadczenia A1 – jakie mogą być konsekwencje?
Jeśli nie posiadasz zaświadczenia A1, pracując na terenie UE, możesz napotkać poważne problemy. Przede wszystkim możesz zostać zobowiązany do zapłacenia składek na ubezpieczenia społeczne w kraju, w którym wykonujesz pracę. To może prowadzić do konfliktów z przepisami, a także dodatkowych kosztów i kar.
Przykład:
Michał, przedsiębiorca z Polski, wykonuje krótkoterminowy projekt w Hiszpanii bez zaświadczenia A1. Po zakończeniu projektu Polski ZUS kontaktuje się z nim z informacją o przeniesieniu rezydencji podatkowej za ten okres do Hiszpanii. Michał, nie mając zaświadczenia, nie może udowodnić, że powinien podlegać polskiemu systemowi ubezpieczeń, co prowadzi do problemów i dodatkowych kosztów.
Podsumowanie
Zaświadczenie A1 to dokument, który musisz posiadać, jeśli tymczasowo pracujesz na terenie UE, niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem, czy prowadzisz działalność gospodarczą. Należy pamiętać, że pracodawca lub przedsiębiorca musi w odpowiednim momencie wystąpić o wydanie tego zaświadczenia, a także regularnie spełniać warunki niezbędne do jego utrzymania.
Olga Bielecka, Partner
Biuro rozliczeń zagranicznych (https://www.biuroprecyzja.pl/rozliczenie-dochodow-z-zagranicy/) - Biuro Rachunkowe Precyzja