Dokument potwierdzający zatrudnienie osoby

Świadectwo pracy – zasady wystawiania

Pracodawca ma obowiązek wystawienia świadectwa pracy dla pracownika, który był zatrudniony na podstawie umowy o pracę i właśnie kończy współpracę. Ten obowiązek nie jest niczym uwarunkowany i wydanie dokumentu nie może być uzależniane od żadnych warunków i czynności. Dotyczy zarówno umowy o pracę na okres próbny, jak i na czas określony i nieokreślony.

Świadectwo pracy powinno być wystawione w dniu rozwiązania umowy albo z upływem określonego terminu, na jaki umowa była zawarta. Wyjątek od tej zasady istnieje ale wymaga spełnienia trzech przesłanek:

  1. pracownik chce kontynuować pracę po wygaśnięciu poprzedniej umowy;
  2. pracodawca podpisze z nim kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni;
  3. pracownik nie wystąpił do pracodawcy o wydanie świadectwa pracy.

Wniosek pracownika może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej w czasie dalszej współpracy w związku z poprzednim okresem (albo okresami) zatrudnienia, za które nie zostało wydane świadectwo pracy. Zainteresowany pracownik nie może być obciążony kosztami doręczenia dokumentu ani zobowiązany do osobistego odebrania. Świadectwo pracy może być przesłane na wskazany adres, doręczone kurierem albo wręczone osobiście.

Świadectwo pracy – termin wystawienia

Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 października 2020 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy zawiera wszystkie informacje oraz aktualny wzór – druki do wypełnienia i do wydrukowania. Od września 2019 roku pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy w ostatnim dniu jego statusu pracownika. Mogą tutaj wystąpić różne możliwości:

  1. Rozwiązanie umowy o pracę wraz z upływem terminu, na jaki była zawarta – ostatni dzień obowiązywania umowy.
  2. Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – ostatni dzień wypowiedzenia.
  3. Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia – dzień złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy. W takim wypadku natychmiastowe zakończenie współpracy również wymaga wydania świadectwa pracy tego samego dnia. 
  4. Wygaśnięcie umowy o pracę – dzień, kiedy nastąpiło wygaśnięcie umowy.
  5. Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – dzień określony w porozumieniu jako data rozwiązania umowy.


Kodeks przewiduje wyjątek od tej zasady, a mianowicie zaistnienie przyczyn obiektywnych, które nie pozwalają pracodawcy na wystawienie świadectwa w dniu zakończenia pracy. Dotyczy to nieobecności w pracy pracodawcy albo osoby upoważnionej do wystawiania i podpisywania świadectwa pracy oraz przypadku korzystania z usług firmy księgowej z zewnątrz, która nie przygotowała tego samego dnia potrzebnego świadectwa. Jeśli szukasz więcej porad, sprawdź także zebrane w tym miejscu artykuły o prawie pracy.

Świadectwo pracy – co powinno zawierać?

Rozporządzenie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Wspomniane rozporządzenie zawiera aktualny wzór świadectwa pracy do wypełnienia i do wydrukowania. Te i inne druki są do pobrania stronach internetowych związanych z pracą i polityką społeczną. Treść rozporządzenia, zmiany oraz aktualny wzór świadectwa pracy można znaleźć na przykład w Internetowym Systemie Aktów Prawnych (ISAP) – isap.sejm.gov.pl

Rozporządzenie określa szczegółową treść świadectwa, sposób i tryb wydawania oraz prostowania i uzupełniania. Świadectwo powinno zawierać przede wszystkim informacje o zatrudnieniu, wymiarze etatu, zajmowanym stanowisku, trybie wygaśnięcia stosunku pracy oraz dane potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego.

Świadectwa pracy nie należy mylić z zaświadczeniem o zatrudnieniu. O ile pierwszy dokument jest uregulowany prawnie i pracodawca ma obowiązek go wystawić, to wydanie drugiego zależy od dobrej woli pracodawcy. Zaświadczenie o zatrudnieniu jest wystawiane na wniosek pracownika w związku z koniecznością przedłożenia go w niektórych instytucjach, na przykład w banku, spółdzielni mieszkaniowej, w szkole i przedszkolu. Chodzi o udokumentowanie przez zainteresowaną osobę zatrudnienia i wysokości zarobków, co określa zdolność kredytową albo upoważnia do określonych świadczeń. Pracodawca nie może odmówić wydania zaświadczenia o zatrudnieniu (działanie na szkodę pracownika), a jednocześnie nie istnieje limit wydań i prośba może być kierowana kilka razy.

Informacje zawarte w świadectwie pracy

Poza informacją o czasie pracy i okresie zatrudnienia, a także podstawach prawnych wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, nowe świadectwo pracy powinno zawierać dane dotyczące:

  • urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym zakończył pracę,
  • urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
  • dodatkowego urlopu przewidzianego przepisami prawa pracy (urlop okolicznościowy),
  • urlopu ojcowskiego,
  • urlopu rodzicielskiego,
  • urlopu wychowawczego,
  • zwolnienie od pracy wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  • odbycia czynnej służby wojskowej albo jej form zastępczych,
  • okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach,
  • wykorzystania dodatkowego urlopu lub innych uprawnień,
  • okresów nieskładkowych, które są uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
  • informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz kwalifikacjach – na żądanie pracownika.

W punkcie dotyczącym trybu rozwiązywania umowy o pracę w świadectwie pracy pracodawca powinien wskazać podstawę prawną rozwiązania umowy o pracę i sposób jej rozwiązania, a także osobę inicjującą rozwiązanie umowy. Podobnie rozwiązanie umowy przez pracownika bez wypowiedzenia trzeba sformułować na świadectwie pracy z powołaniem się na odpowiedni artykuł kodeksu pracy.

Świadectwo pracy jest wydawane po zakończeniu stosunku pracy, a także przepisy oraz wzór dokumenty
Dokument świadectwo pracy i jego uzyskiwanie, wzór dokumentu, porady oraz informacje i przepisy

Nowe zasady wyraźnie nakazują wydanie świadectwa pracy w ostatnim dniu trwania stosunku pracy, a obowiązujące przepisy przewidują odpowiedzialność pracodawcy za niewywiązanie się z tego obowiązku. Nawet dzień zwłoki w wystawieniu świadectwa pracy może się wiązać ze znaczną karą finansową. O nałożeniu i wysokości kary może decydować na przykład Państwowa Inspekcja Pracy.

Orzeczenie sądu zamiast świadectwa pracy

Istnieją pewne okoliczności, kiedy pracownik nie może uzyskać świadectwa pracy, mimo pozwu do sądu pracy i uzasadnionych roszczeń. Dzieje się tak, kiedy:

  • firma już nie istnieje,
  • pracodawca został zlikwidowany,
  • firma zaprzestała działalności.

W takich wypadkach nowe zasady prawa pracy umożliwiają pracownikowi ubieganie się o orzeczenie sądu, które zastąpi świadectwo pracy. Orzeczenie sądu pracy jest przechowywane w aktach osobowych pracownika. Z treści orzeczenia sądu pracy będą wynikały takie informacje jak:

  • okres trwania stosunku pracy i rodzaj wykonywanej pracy,
  • wymiar czasu pracy i zajmowane stanowiska,
  • tryb rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.

Jeśli świadectwo pracy zawiera błędy

Zdarza się czasem, że w dokumencie, który został wydany na zakończenie pracy pracownik odkrywa błąd albo treść świadectwa jest według niego niezgodna z przepisami. W takim przypadku ma prawo zwrócić się w ciągu 14 dni od dnia, w którym otrzymał świadectwo pracy z wnioskiem o jego sprostowanie. Pracodawca ma 7 dni na to, aby wydać nowe świadectwo albo powiadomić wnioskodawcę o negatywnym rozpatrzeniu wniosku.

Jeśli zmiany i sprostowania nie zostaną uwzględnione, pracownik ma prawo odwołać się do sądu pracy w ciągu 14 dni licząc od dnia, kiedy otrzymał zawiadomienie o odrzuceniu wniosku. Postępowanie sądowe powinno wskazać, po czyjej stronie leży racja. Gdyby okazało się, że świadectwo pracy jest niezgodne z przepisami, powinno być wymienione na nowe, a pracownik może domagać się odszkodowania.

Czy ten artykuł był dla Ciebie pomocny?
Oceń
Dla 81,8% czytelników artykuł okazał się być pomocny