Zatrudniasz ekipę budowlaną? Jakie umowy i rozliczenia chronią inwestora
Budowa domu lub gruntowny remont mieszkania to ogromne przedsięwzięcie finansowe. Jak wynika z danych GUS, w 2024 roku średni koszt budowy 1 m² domu jednorodzinnego wynosił już ponad 6600 zł – o 15% więcej niż dwa lata wcześniej. W takiej sytuacji każdy błąd w rozliczeniach czy opóźnienie na budowie oznacza realne straty dla inwestora. Dlatego coraz większe znaczenie zyskują nie tylko fachowcy i materiały, ale także dobrze skonstruowane umowy i uporządkowana księgowość.
Umowa – tarcza bezpieczeństwa dla inwestora
Choć wciąż wiele prac budowlanych w Polsce realizuje się na podstawie ustnych ustaleń, to właśnie brak pisemnej umowy najczęściej staje się źródłem problemów. Z danych Federacji Przedsiębiorców Polskich wynika, że nawet 40% kontraktów w branży budowlanej zawieranych jest w formie nieformalnej, co w razie sporu praktycznie uniemożliwia dochodzenie roszczeń.
Najczęściej stosowane są trzy modele. Umowa o dzieło sprawdza się tam, gdzie łatwo określić rezultat – na przykład wykonanie dachu czy elewacji – i daje mocniejsze podstawy do egzekwowania poprawek. Umowa zlecenie częściej wybierana jest przy pracach ciągłych, takich jak serwis czy konserwacja, choć jej minusem są dodatkowe składki ZUS. Coraz popularniejszy staje się kontrakt B2B, w którym wykonawca wystawia fakturę jako przedsiębiorca. To forma wygodna, ale wymagająca ostrożności, bo przerzuca całą odpowiedzialność podatkową na stronę wykonawcy.
Rozliczenia – gdzie kryją się pułapki?
Problemy zaczynają się już przy pierwszych zaliczkach. Każda z nich powinna być udokumentowana fakturą, tymczasem w praktyce wielu wykonawców rozlicza się dopiero po zakończeniu prac. To naraża inwestora na ryzyko podatkowe i utrudnia ewentualne dochodzenie zwrotu pieniędzy.
Nie mniej istotna jest kwestia VAT-u. W budownictwie część prac może być objęta stawką 8%, a część 23%. Źle zakwalifikowana usługa skutkuje korektami i możliwymi sankcjami ze strony urzędu skarbowego. Jeszcze większe komplikacje pojawiają się wtedy, gdy inwestorem jest przedsiębiorca, który próbuje część kosztów budowy zaliczyć do wydatków w działalności. W takim przypadku konieczne jest prowadzenie podatkowej książki przychodów i rozchodów oraz prawidłowa amortyzacja środków trwałych – od elektronarzędzi po samochody wykorzystywane na budowie.
Historie z placu budowy
Na forach budowlanych i w sądach roi się od przykładów, które pokazują, jak kosztowny bywa brak formalności. W Warszawie inwestor stracił ponad 20 tys. zł na remoncie mieszkania, bo ekipa nie rozliczyła się z materiałów, a ustna umowa nie dawała podstaw do odzyskania pieniędzy. W Wielkopolsce wykonawca zszedł z placu budowy po otrzymaniu połowy wynagrodzenia; sprawa trafiła do sądu, ale brak szczegółowej umowy o dzieło sprawił, że proces ciągnął się latami.
Są też pozytywne przykłady. W Małopolsce inwestor, który zawarł kontrakt B2B z harmonogramem i karami za zwłokę, obniżył wynagrodzenie wykonawcy o 8 tys. zł, gdy prace opóźniły się o dwa tygodnie.
„To był jedyny sposób, żeby utrzymać termin. Gdybym nie miał zapisanych kar w umowie, zostałbym z niedokończonym dachem i żadnej podstawy do egzekwowania konsekwencji” – mówi właściciel domu pod Krakowem.
Program kadrowo-płacowy zamiast sterty papierów?
W branży budowlanej problemem jest nie tylko wybór rodzaju umowy, ale przede wszystkim jej późniejsze rozliczanie. W praktyce inwestorzy często nie wiedzą, jak prawidłowo zaksięgować fakturę czy ująć koszty robocizny w podatkowej książce przychodów i rozchodów. Małe firmy zmagają się dodatkowo z obsługą list płac, składek ZUS i kontrolą umów cywilnoprawnych. Dlatego coraz częściej korzystają z programów kadrowo-płacowych (sprawdź: https://www.systim.pl/program-do-kadr-i-plac), które automatyzują rozliczenia i pozwalają ograniczyć czas poświęcany na biurokrację.
Wnioski dla inwestorów
Wybór odpowiedniej formy umowy – dzieło, zlecenie czy B2B – ma kluczowe znaczenie w budownictwie, bo decyduje o kosztach i bezpieczeństwie rozliczeń. Inwestor, który nie zadba o poprawne dokumenty, ryzykuje dodatkowe wydatki i spory z wykonawcą. Coraz większym wsparciem w tej branży stają się programy kadrowo-płacowe, automatyzujące rozliczenia wynagrodzeń i składek ZUS. Dzięki nim przedsiębiorcy i podwykonawcy mogą działać zgodnie z przepisami, a inwestorzy zyskują pewność przejrzystych kosztów. To dowód, że w budowlance dobra umowa i cyfrowe narzędzia idą w parze z solidnym wykonaniem prac.