Odliczenie od podatku kosztu remontu lokalu użytkowego

Remont czy modernizacja? Co na to przepisy?

Rozróżnienie powyższych terminów jest istotne dla celów rozliczeniowych. Przedsiębiorca inaczej rozliczy się za remont lokalu użytkowego, a inaczej za jego modernizację. W pierwszym przypadku cała kwota remontu może zostać jednorazowo wpisana w koszt uzyskania przychodu. W przypadku modernizacji rozliczenia nie są już tak oczywiste. Inwestor nie może wpisać jednorazowo wszystkich wydatków (o wartości powyżej 3,5tys zł) w koszt uzyskania przychodu.

Zatem czym jest remont lokalu użytkowego? Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w art. 3 pkt. 8 ustawy Prawo Budowlane. W myśl obowiązujących przepisów prawa przez pojęcie remontu należy rozumieć:

„wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym”.

Zatem przepisy mówią, że remont to czynność, która ma na celu przywrócenie pierwotnego stanu środka trwałego (w naszym wypadku lokalu użytkowego). Wydatki poniesione na remont nie podnoszą wartości obiektu. Jest to podstawowa różnica, która odróżnia go od modernizacji. Niestety Prawo Budowlane nie zawiera jednoznacznej definicji modernizacji (stąd liczne kontrowersje związane z kwalifikacją niektórych prac budowlanych). Za modernizację uznaje się ulepszenie środka trwałego (lokal użytkowy), które prowadzi do wzrostu jego wartości. Modernizacja może polegać na:

• Przebudowie – czyli pracach, które powodują zmiany środka trwałego.
• Rozbudowie – czyli pracach, które powodują powiększenie środka trwałego.
• Unowocześnieniu.
• Adaptacji – czyli pracach polegających na nadaniu nowych cech części budynku, która wcześniej była przeznaczona do innych celów.

Kto płaci za remont lokalu użytkowego?

Kwestia pokrycia kosztów remontu komplikuje się w sytuacji, gdy lokal użytkowy jest wynajmowany. W tym przypadku mamy dwie strony – najemcę oraz wynajmującego. Najprościej byłoby, gdyby zakres prac podlegał ustaleniom pomiędzy osobą najmującą lokal, a stroną wynajmującą. Podstawą są tu oczywiście umowy najmu, które powinny zawierać wszelkie obowiązki obu stron (szczególnie te dotyczące bieżących napraw, modernizacji i remontu środka trwałego). Jeśli najemca i wynajmujący nie mogą dojść do porozumienia, wówczas w życie wchodzą zapisy Kodeksu Cywilnego, w myśl których:

Najemca – ma obowiązek pokrywać z własnych środków finansowych wydatki na rzecz utrzymania właściwego stanu lokalu użytkowego. Są to tzw. drobne nakłady. Ich przykładowa lista została zawarta w artykule 681 Kodeksu Cywilnego. Za drobne nakłady należy uważać między innymi malowanie ścian i sufitów, drobną naprawę podłóg i drzwi, naprawę instalacji oraz urządzeń technicznych. Lista zawarta w Kodeksie Cywilnym jest katalogiem otwartym. Oznacza to, że najemca ma obowiązek pokrywać koszty wszystkich bieżących, drobnych napraw, których wymaga lokal użytkowy.

Wynajmujący – po stronie wynajmującego stoją wszystkie wydatki związane z umożliwieniem korzystania z lokalu użytkowego. Wynajmujący ma obowiązek zapewnienia sprawności podstawowych instalacji (elektrycznych, wodno-kanalizacyjnych itp.), które są niezbędne do korzystania ze środka trwałego. Mogą to być zarówno wydatki poniesione na remont jak i na modernizację.

Powyższe obowiązki wynikają z zapisów prawnych. Jednak obie strony mogą ustalić inny podział, na podstawie umowy najmu.

Wydatki poniesione na remont – kilka najpopularniejszych przykładów

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, remont lokalu użytkowego może być wliczony w koszt uzyskania przychodu. Dla przedsiębiorcy jest to korzystna sytuacja, dająca możliwość odliczeń podatkowych. Dlatego poniżej wskażemy kilka przykładów najczęściej wykonywanych prac i określimy, które z nich mogą być zaliczane jako remont.

Ocieplenie budynku – to wydatki, które zwiększają wartość środka trwałego. Mogą być zaliczane do kosztów unowocześnienia budynku. Ocieplenie sprawia, że lokal użytkowy posiada mniejsze zapotrzebowanie energetyczne, a koszty jego utrzymania maleją. Zatem jest to wydatek, który należy zaliczyć do kosztów modernizacyjnych.

Wymiana okien – to wydatek o charakterze odtworzeniowym. Po wymianie okien lokal użytkowy nie zwiększa swojej wartości. Rodzaj zastosowanych materiałów nie powinien mieć tu znaczenia. Wymiana okien powinna być uznana za remont lokalu użytkowego i zakwalifikowana w koszt uzyskania przychodu.

Wymiana pokrycia dachowego – to kolejne wydatki poniesione na remont. Wymianę pokrycia dachowego można określić jako przywrócenie pierwotnego stanu lokalu użytkowego. Nie ma znaczenia to, że w czasie wymiany zastosujemy bardziej nowoczesne materiały pokryciowe.

Warto jednak podkreślić, że niektóre organy podatkowe reprezentują odmienne podejście dotyczące kwalifikacji wydatków. Pewne prace remontowe mogą być uznane za modernizację (i na odwrót). Ostateczna ocena kwalifikacji wydatków jest kwestią indywidualną. Dlatego dobrym pomysłem będzie zwrócenie się do organu podatkowego z wnioskiem o interpretację rodzaju wydatków.