Jak obliczyć koszt uzyskania przychodu? Praktyczny poradnik

Opublikowano: 01.12.2023Autor: Ewa PietrykaDrukujUdostępnij

Co to jest koszt uzyskania przychodu? Podstawowe pojęcie

Na wstępie warto sprecyzować, czym właściwie są koszty uzyskania przychodu. Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Artykuł 22 ustęp 1 wskazuje, że:

„Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów...”

W zakres kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć również takie wydatki jak opłata recyklingowa, wydatki poniesione przez pracodawcę na zapewnienie prawidłowej realizacji pracowniczego programu emerytalnego. W przypadku pracowników będących akcjonariuszami pracowniczych towarzystw emerytalnych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się również:

• Wydatki na pokrycie kosztów działalności pracowniczych towarzystw emerytalnych,
• Wydatki pobrane przez KNF, o których mowa w przepisach o organizacji oraz funkcjonowaniu funduszy emerytalnych.
• Katalog wydatków, które mogą wliczać się w koszty uzyskania przychodu, jest bardzo szeroki. Do kosztów uzyskania przychodów nie mogą wliczać się natomiast wydatki wymienione w artykule 23. Są to między innymi:
• Wydatki na reprezentację,
• Odpisy amortyzujące, które przekraczają wartość 150 000 zł (w przypadku samochodów osobowych),
• Wydatki poniesione na rzecz spłaty rat, pożyczek bądź kredytów. Tu kosztem uzyskania przychodu może być wyłącznie część odsetkowa raty pożyczki, o ile została faktycznie opłacona.
• Odsetki wynikające z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych oraz budżetowych.
• Wydatki poniesione na ubezpieczenie AC pojazdu osobowego w wartości przekraczającej ich część ustaloną w proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 150 000 zł.
• Wydatki poniesione w związku z zakupem gruntów.

Jak obliczyć koszt uzyskania przychodu – koszty pracownicze przy umowie o pracę

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, pozostający w stosunku służbowym, wykonujący pracę nakładczą oraz pozostający w służbowym stosunku rozlicza się na podstawie artykułu 22 ustęp 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Obliczanie kosztów uzyskania przychodu wynika z dwóch czynników. Są to:

• Liczba pracowników.
• Miejsce zamieszkania pracownika.

Jak liczyć wysokość kosztów uzyskania przychodu wynikającego ze stosunku pracy? W obliczeniach stosuje się wartości podstawowe. W 2022 roku wysokość kosztów uzyskania przychodu wynosi:

• Pracownik miejscowy – wysokość 250 zł miesięcznie. Łączna wysokość kosztów uzyskania przychodu na jeden rok to 3 000 zł na rok (w przypadku jednej umowy) lub 4 500 zł (przy kilku umowach).
• Pracownik zatrudniony poza miejscem zamieszkania (pracownik dojeżdżający) – podstawowa wysokość kosztów uzyskania przychodu to 300 zł miesięcznie. Jak liczyć wartość na okres całego roku? Wysokość rocznego kosztu uzyskania przychodu wynosi 3 600 zł (w przypadku jednej umowy) lub 5 400 zł (w przypadku wielu umów).

Podwyższone koszty uzyskania przychodu przysługują pracownikowi, który pracuje poza miejscowością zamieszkania i nie pobiera dodatku za rozłąkę. Podstawą rozliczenia jest oświadczenie złożone do pracodawcy. Oświadczenie składa się tylko jeden raz, przy podjęciu zatrudnienia. Jeśli pracownik nie złoży stosownego oświadczenia, pracodawca nie może zastosować podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, nawet jeśli wie o ich zaistnieniu. Podstawę podwyższonego kosztu uzyskania przychodu stanowi wyłącznie oświadczenie pracownika. Sprawdź także ten artykuł na temat podatku dochodowego.

Jak obliczyć koszt uzyskania przychodu w działalności gospodarczej?

Osoby chcące wiedzieć, jak liczyć wysokość kosztów uzyskania we własnej działalności gospodarczej powinny zapoznać się z artykułem 23. Znajdują się tam wszelkie wykluczenia, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu.

Warto pamiętać, że przychody pomniejszone o koszty uzyskania przychodu stanowią dochód w działalności gospodarczej. W Polskim prawie nie znajdziemy katalogu wydatków, które mogą stanowić przychód z działalności gospodarczej. Przedsiębiorca może wliczyć w nie wszystkie opłaty i wydatki, które poniósł w celu uzyskania przychodu. Wyjątek stanowią jedynie wydatki opisane w artykule 23.

Podstawowe wydatki poniesione na rzecz prowadzenia działalności gospodarczej mogą zostać poszerzone o wydatki dodatkowe (np. abonament na telefon firmowy). Konieczne jest zaistnienie związku pomiędzy wydatkiem a prowadzoną działalnością gospodarczą. Wysokość wydatków wpisujących się w koszty uzyskania przychodu muszą być odpowiednio udokumentowane. Podstawową dokumentacją i potwierdzenie poniesionych wydatków na ogół okazują się faktury.

Jak wyliczyć koszty uzyskania przychodu przy umowie zleceniu i umowie o dzieło?

Wiemy już, jak obliczyć koszt uzyskania przychodu na podstawie stosunku pracy i jak wyliczyć koszty przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Obliczanie kosztów uzyskania przychodu przy umowie o dzieło i przy umowie zlecenie podlega nieco innym zasadom.

Koszty pomniejszające podstawowe opodatkowanie mogą wynosić 20% lub 50%. Podwyższone koszty uzyskania przychodu (50%) dotyczą między innymi twórców, którzy korzystają z praw autorskich oraz artystów i wykonawców praw pokrewnych. Obliczanie podatku w oparciu o podwyższony 50% koszt uzyskania przychodu można zastosować wyłącznie przy:

• Działalności publicystycznej,
• Działalności twórczej (np. w zakresie sztuk plastycznych, tworzenia programów komputerowych, dziennikarstwa, literatury, fotografii, sztuki ludowej, choreografii),
• Działalności artystycznej (np. aktorstwo, działalność taneczna),
• Działalności audiowizualnej,
• Działalności konserwatorskiej,
• Działalności badawczo-rozwojowej i naukowej,
• Działalności naukowo dydaktycznej i badawczo dydaktycznej,
• Prawa zależnego, o którym traktuje artykuł 2 ustęp 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 880 i 1089 oraz z 2018 r. poz. 650), do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia.

Jak wyliczyć koszty uzyskania przychodu od umowy zlecenia bądź umowy o dzieło? Obliczanie można wykonać w dość prosty sposób. Podstawą jest wynagrodzenie brutto, od którego odejmujemy wszystkie obowiązujące składki, które należy odprowadzić przy danej umowie. Wynagrodzenie pomniejszone o składki jest podstawą, od której możemy wyliczyć koszt uzyskania przychodu. Obliczanie stosujemy poprzez pomnożenie uzyskanej kwoty przez 20 lub 50%. W efekcie uzyskujemy podstawowe lub podwyższone koszty uzyskania przychodu przy umowie zleceniu lub umowie o dzieło.

Wiesz już, jak obliczyć koszt uzyskania przychodu przy stosunku pracowniczym, działalności gospodarczej oraz umowach zleceniu i umowie o dzieło. Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji o tym, jak liczyć dochody i wydatki, zapoznaj się z pozostałymi artykułami. Dowiesz się z nich między innymi, ile wynoszą koszty sądowe w sprawach karnych, a także jak liczyć kwoty netto i w jaki sposób wyliczyć kwoty brutto.